Mae disgwyliadau uchel gan y cyhoedd yng Nghymru ynghylch y rheiny sy’n gwasanaethu ar Fyrddau cyrff cyhoeddus a’r ffordd y dylent ymddwyn wrth ymgymryd â’u dyletswyddau. Yn y Cod Ymddygiad hwn mae Byrddau Coleg Sir Gâr/Coleg Ceredigion wedi nodi eu disgwyliadau mewn perthynas ag ymddygiad Aelodau Bwrdd a Phwyllgorau.

Bwriedir y Cod hwn fel canllaw, i ddynodi’r safonau ymddygiad ac
atebolrwydd a ddisgwylir gan Aelodau Bwrdd a Phwyllgorau, er mwyn eu
galluogi i ddeall eu dyletswyddau cyfreithiol a moesegol a’u cynorthwyo nhw wrth iddynt gyflawni’r dyletswyddau hynny a hefyd yn eu perthynas gyda’r Bwrdd a’r Pennaeth/Prif Weithredwr.

Felly nod y cod hwn yw hyrwyddo llywodraethiant coleg effeithiol, gwybodus ac atebol, ac nid yw wedi’i fwriadu i fod yn ddatganiad diffiniol neu awdurdodol o’r gyfraith neu o arfer da.

Os yw Aelod Bwrdd/Aelod Pwyllgor yn ansicr ynghylch darpariaethau’r Cod hwn neu unrhyw ddogfennau y cyfeirir atynt ynddo, dylid ymgynghori ag Ysgrifennydd y Cwmni/y Clerc i’r Bwrdd ac, os yn angenrheidiol, dylid cael cyngor proffesiynol. Fodd bynnag, mae’r cyfrifoldeb eithaf am briodoldeb ymddygiad fel Aelod Bwrdd/Pwyllgor y Coleg ac am unrhyw weithred neu ddiffyg yn hynny o beth yn gorffwys gyda’r Aelod Bwrdd/Pwyllgor unigol.

Mae’r Cod hwn yn berthnasol i bob un o bwyllgorau neu weithgorau’r Bwrdd ac i bob is-gwmni neu fenter ar y cyd o eiddo’r Coleg y gellir penodi Aelodau Bwrdd a Phwyllgor iddynt.

Trwy dderbyn penodiad i’r Bwrdd/i Bwyllgor, mae pob Aelod Bwrdd/Pwyllgor yn cytuno i dderbyn darpariaethau’r Cod hwn. Gwahoddir Aelodau i gadarnhau eu derbyniad parhaus o’r Cod bob blwyddyn.

Mae gan Aelodau Bwrdd a Phwyllgor ddyletswydd ymddiriedol i’r Coleg.
Golyga hyn y dylent ddangos y ffyddlondeb mwyaf a gweithredu gyda phob ewyllys da er ei les pennaf. Dylai pob Aelod Bwrdd/Pwyllgor weithredu’n onest, yn ddiwyd ac (yn amodol ar y darpariaethau a welir ym mharagraff 7.1 y Cod hwn yn ymwneud â chydgyfrifoldeb) yn annibynnol. Dylai gweithredoedd Aelodau Bwrdd a Phwyllgor hyrwyddo a diogelu enw da’r Coleg ac ymddiriedaeth a hyder y rheiny mae’n delio gyda nhw.

Ni ddylai penderfyniadau a gymerir gan Aelodau Bwrdd a Phwyllgor mewn cyfarfodydd Bwrdd/Pwyllgorau fod i unrhyw ddibenion amhriodol neu reswm personol. Rhaid i benderfyniadau a gymerir fod er budd y Coleg, ei fyfyrwyr a staff a defnyddwyr eraill y Coleg bob amser, a dylid eu cymryd gyda’r bwriad o ddiogelu cyllid cyhoeddus. Yn unol â hynny, ni ddylai Aelodau Bwrdd a Phwyllgor fod dan rwymedigaeth yn eu trafod a’u pleidleisio i unrhyw fandadau a roddir iddynt gan gyrff neu bersonau eraill.

Rhaid i Aelodau Bwrdd a Phwyllgor ddilyn darpariaethau Erthyglau
Cymdeithasu’r Coleg ac yn benodol y cyfrifoldebau a roddir i’r Bwrdd gan
Erthyglau Cymdeithasu’r Coleg (Erthygl 6). Mae’r cyfrifoldebau hynny, gan gynnwys rhestr o gyfrifoldebau “neilltuedig” a ddisgrifir yn yr Erthyglau , na ddylid eu dirprwyo, wedi’u nodi hefyd yn Erthygl 6 a 7.

Dylai Aelodau Bwrdd a Phwyllgor gydymffurfio â Rheolau Sefydlog y Bwrdd a chylch gwaith ei bwyllgorau i sicrhau bod y Bwrdd yn cynnal ei hun mewn modd teg, agored a thryloyw. Rhaid i’r Bwrdd gadw’r Rheolau Sefydlog a chylch gwaith hynny dan arolwg cyfnodol.

Dylai Aelodau Bwrdd a Phwyllgor hefyd ystyried y cyfrifoldebau gwahanol, ond cyflenwol a roddir i’r Pennaeth fel Prif Weithredwr y Coleg. Nodir y cyfrifoldebau a roddir i’r Pennaeth gan Erthyglau Cymdeithasu’r Coleg yn Erthygl 28 yr Erthyglau Cymdeithasu. Gan weld mai swyddogaeth y Bwrdd yw penderfynu polisi strategol a chyfeiriad cyffredinol ac i fonitro perfformiad y Pennaeth ac unrhyw ddeiliaid swyddi uwch eraill, rôl y Pennaeth yw gweithredu penderfyniadau’r Bwrdd, a rheoli materion y Coleg o fewn y cyllidebau a’r fframwaith a osodwyd gan y Bwrdd. Dylai Aelodau Bwrdd gydweithio fel bod y Bwrdd a’r Pennaeth fel Prif Weithredwr yn cyflawni eu rolau priodol yn effeithiol.

Mae’n ofynnol i aelodau Bwrdd gydymffurfio â’r protocol sydd mewn grym ar gyfer y berthynas weithredol rhwng Prifysgol Cymru: Y Drindod Dewi Sant (PCYDDS) a Choleg Sir Gâr. Mae’r protocol yn nodi sut, yn ymarferol, bydd PCYDDS yn gweithredu fel aelod o Goleg Sir Gâr a sut bydd CSG yn gweithredu fel is-gwmni PCYDDS, gan gynnwys cyfrifoldebau priodol, materion sydd angen eu cymeradwyo a’r llif gwybodaeth.

Mae aelodau Bwrdd yn Ymddiriedolwyr y Coleg ac mae angen iddynt
gyflawni eu dyletswyddau a chyfrifoldebau cyfreithiol fel sy’n ofynnol gan y Comisiwn Elusennau.

Mae aelodau’n gyfrifol ar y cyd am gadw at y dyletswyddau a nodwyd yn y Memorandwm Ariannol y mae’r Coleg wedi cytuno iddo gyda Llywodraeth Cymru fel amod o dderbyn cyllid cyhoeddus.

Er mai Llywodraeth Cymru yw prif ddarparwr cyllid i’r Coleg, dylai aelodau nodi eu bod nhw hefyd yn gyfrifol am ddefnydd cywir incwm sy’n deillio o gyrff cyllido eraill.

Yn ei holl (g)waith e/hi ar gyfer y Coleg dylai Aelod Bwrdd/Pwyllgor ddangos yr holl sgil sydd ganddo fe/ganddi hi a’r fath ofal a diwydrwydd a ddisgwylid gan berson rhesymol dan yr amgylchiadau. Bydd hyn yn benodol o berthnasol pan fydd Aelodau Bwrdd a Phwyllgor yn gweithredu fel asiantau i’r Coleg, er enghraifft, pan ddirprwyir swyddogaethau i bwyllgor y Bwrdd neu i’r Cadeirydd.

Fel personau eraill sydd â dyletswydd ymddiriedol, dylai Aelodau Bwrdd a
Phwyllgor geisio osgoi rhoi eu hunain mewn safle lle mae gwrthdaro
(gwirioneddol neu bosibl) rhwng eu buddiannau personol a’u dyletswyddau i’r Bwrdd. Ni ddylent adael i unrhyw wrthdaro buddiannau ddigwydd a allai amharu arnynt yn arfer eu barn annibynnol. Dylid datgan unrhyw wrthdaro buddiant posibl i’r Bwrdd yn ystod eu cadarnhad blynyddol o gymhwyster i fod yn gyfarwyddwr cwmni neu, os yw’n digwydd yn ystod y flwyddyn, cyn gynted a bydd yn digwydd.

Mae Aelodau Bwrdd yn gyfrifol am gymryd penderfyniadau sydd o fewn y
pwerau a roddir i’r Bwrdd gan y Senedd dan adrannau 18 ac 19 Deddf
Addysg Bellach ac Uwch 1992. Ceir crynodeb o’r pwerau hynny yn Atodiad 6. Os yw Aelod o’r Bwrdd yn meddwl bod y Bwrdd yn debygol o weithredu’r tu hwnt i’w bwerau wrth wneud penderfyniad penodol, dylai ef neu hi gyfeirio’r mater ar unwaith i Ysgrifennydd y Cwmni/y Clerc i’r Bwrdd i gael cyngor.

Rhaid i Aelodau Bwrdd a Phwyllgor ddatgelu i’r Bwrdd unrhyw fuddiannau ariannol uniongyrchol neu anuniongyrchol sydd ganddynt, neu a all fod ganddynt, ynghylch cyflenwi gwaith i’r Coleg neu gyflenwi nwyddau at ddibenion y Coleg, neu mewn unrhyw gontract neu gontract arfaethedig yn gysylltiedig â’r Coleg, neu mewn unrhyw fater arall yn ymwneud â’r Coleg neu unrhyw fuddiant arall o’r math a nodwyd gan y Bwrdd mewn unrhyw fater yn ymwneud â’r Coleg, neu unrhyw ddyletswydd sy’n faterol ac sydd yn gwrthdaro neu a all wrthdaro gyda buddiannau’r Bwrdd.

Os yw buddiant o unrhyw fath (gan gynnwys buddiant priod neu bartner Aelod Bwrdd/Pwyllgor neu berthynas agos yr Aelod Bwrdd/Pwyllgor neu ei bartner/phartner neu briod) yn debygol neu a ganfyddir, pe bai’n hysbys i’r cyhoedd, o fod yn debygol o amharu â gallu Aelod Bwrdd/Pwyllgor i arfer barn annibynol, yna: -

• 6.2.1 dylid adrodd am y buddiant, boed yn ariannol neu fel arall, wrth Ysgrifennydd y Cwmni/y Clerc i’r Bwrdd;
• 6.2.2 dylid gwneud datgeliad llawn i’r Bwrdd o natur a maint y buddiant cyn bod y mater sy’n achosi’r buddiant yn cael ei ystyried;
• 6.2.3 os yw’r Aelod Bwrdd/Pwyllgor dan sylw’n bresennol mewn cyfarfod Bwrdd/Pwyllgor, neu unrhyw un o’i bwyllgorau, lle’r ystyrir cyflenwi, contract neu fater arall yn gysylltiedig â’r buddiant, dylai ef neu hi: -
  
  • a. ymatal rhag cymryd rhan yn y broses o ystyried neu bleidleisio ar unrhyw gwestiwn yn ymwneud â hyn ac ni chaiff ei gyfrif yn y cworwm ar gyfer y cyfarfod hwnnw; a
  • b. thynnu nôl o’r cyfarfod Bwrdd neu bwyllgor hwnnw pan ofynnir i wneud hynny gan fwyafrif Aelodau’r Bwrdd neu bwyllgor sy’n bresennol yn y cyfarfod.

At ddibenion cymal 6.2 mae “perthynas agos” yn cynnwys, ond nid yw’n
gyfyngedig i dad, mam, brawd, chwaer, plentyn, ŵyr a llystad/llysfam
llysfrawd/llyschwaer/llysblentyn.

Ni ddylai Aelodau Bwrdd a Phwyllgor dderbyn rhoddion, lletygarwch neu
fuddion o unrhyw fath oddi wrth drydydd parti y gellid eu hystyried i fod yn peryglu eu barn neu gywirdeb personol. Dylid adrodd ar unwaith wrth
Ysgrifennydd y Cwmni/y Clerc i’r Bwrdd am unrhyw gynnig neu dderbyn
rhoddion, lletygarwch neu fuddion o’r fath.

Bydd Ysgrifennydd y Cwmni/y Clerc i’r Bwrdd yn cadw Cofrestr o
Fuddiannau Aelodau a fydd yn agored i’w harchwilio gan y cyhoedd. Rhaid i Aelodau Bwrdd a Phwyllgor ddatgelu’n rheolaidd i’r Bwrdd pob buddiant busnes, ariannol neu fel arall, a all fod ganddynt, a bydd Ysgrifennydd y Cwmni/y Clerc i’r Bwrdd yn nodi’r fath fuddiannau ar y Gofrestr. Rhaid i Aelodau Bwrdd a Phwyllgor roi manylion digonol i ganiatáu i natur y buddiannau gael eu deall gan ymholwyr. Dylai Aelodau Bwrdd a Phwyllgor hysbysu Ysgrifennydd y Cwmni/y Clerc i’r Bwrdd pryd bynnag bydd eu hamgylchiadau’n newid a buddiannau’n cael eu caffael neu’u colli. Wrth benderfynu a ddylid datgelu buddiant, dylai Aelodau Bwrdd a Phwyllgor ystyried yr ystyr a roddir i “fuddiant” ym mharagraffau 6.2 a 6.3 y Cod hwn.

Mae’r Bwrdd yn gweithredu trwy Aelodau Bwrdd yn cymryd penderfyniadau mwyafrifol mewn modd corfforaethol mewn cyfarfodydd â chworwm. Felly, mae penderfyniad y Bwrdd, hyd yn oed pan nad yw’n unfrydol, yn benderfyniad a gymerwyd gan Aelodau’r Bwrdd yn gyfunol ac mae gan bob Aelod Bwrdd unigol ddyletswydd i’w gynnal, boed ef neu hi’n bresennol ai peidio yng nghyfarfod y Bwrdd pan wnaed y penderfyniad.

Os yw Aelod Bwrdd yn anghytuno â phenderfyniad a gymerwyd gan y
Bwrdd, ei (d)dyletswydd gyntaf yw i gael trafod a chofnodi unrhyw
anghytundeb. Os yw’r Aelod Bwrdd yn anghytuno’n gryf, dylai ef neu hi ofyn cyngor gan y Cadeirydd ac, os oes angen, yna codi’r mater gyda’r Bwrdd pan fydd yn cwrdd nesaf. Os nad oes cyfarfod wedi’i amserlennu, dylai’r Aelod Bwrdd gyfeirio at bŵer y Cadeirydd neu unrhyw bum Aelod Bwrdd dan Offeryn Llywodraethu’r Coleg i alw cyfarfod arbennig ac, os yn briodol, ei arfer, gan ofyn i Ysgrifennydd y Cwmni/y Clerc i’r Bwrdd am ddosbarthu safbwyntiau’r Aelod Bwrdd i Aelodau Bwrdd eraill ymlaen llaw. Fel arall, yn niffyg dim arall, gall yr Aelod Bwrdd benderfynu cynnig ei (h)ymddiswyddiad o’r rôl, ar ôl gofyn cyngor gan y Cadeirydd.

Oherwydd atebolrwydd cyhoeddus y Bwrdd a phwysigrwydd cynnal ei
fusnes mewn modd didwyll ac eglur, dylai Aelodau Bwrdd a Phwyllgor
sicrhau, fel egwyddor gyffredinol, bod myfyrwyr a staff y Coleg yn cael
mynediad rhydd i wybodaeth am achosion y Bwrdd. Yn unol â hynny, mae agendâu, cofnodion a phapurau eraill yn ymwneud â chyfarfodydd y
Bwrdd fel arfer ar gael i’w harchwilio gan y cyhoedd pan fyddant wedi cael eu cymeradwyo i’w cyhoeddi gan y Cadeirydd.

Fe fydd yna achlysuron pan na fydd cofnod trafodaethau a
phenderfyniadau yn cael eu gwneud ar gael i’w harchwilio gan y cyhoedd; er enghraifft, pan fydd y Bwrdd yn ystyried materion sensitif neu unigolion penodol ac am resymau da eraill. Caiff y fath eitemau eithriedig eu cadw mewn ffolder cyfrinachol gan Ysgrifennydd y Cwmni/y Clerc i’r Bwrdd, a chânt eu dosbarthu’n gyfrinachol i Aelodau’r Bwrdd. Mae rhai eitemau cyfrinachol yn debygol o fod yn sensitif eu natur am gyfnod penodol o amser yn unig (er enghraifft gwybodaeth yn ymwneud â thrafodion masnachol arfaethedig neu gydweithio â sefydliad arall). Dylai’r Bwrdd  nodi’n benodol am ba mor hir y dylid trin y fath eitemau fel cyfrinachol neu, os nad yw hyn yn bosibl, dylid adolygu’r fath eitemau’n rheolaidd i ystyried p’un a ddylid tynnu i ffwrdd y statws cyfrinachol neu p’un a yw’r buddiant i’r cyhoedd o ddatgeliad yn drech na’r statws cyfrinachol hwnnw ac yna
gwneud yr eitem ar gael i’w harchwilio gan y cyhoedd. Wrth ystyried
materion o’r fath, rhaid i Aelodau Bwrdd hefyd ystyried cynllun cyhoeddi’r Coleg a gyhoeddwyd dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.

Fodd bynnag, nid oes hawl mynediad gan Aelodau Bwrdd staff a myfyrwyr i gofnodion sy’n delio gyda materion y mae’n ofynnol iddynt adael y cyfarfodydd o’u herwydd dan Offeryn Llywodraethu’r Coleg.

Mae’n bwysig bod y Bwrdd a’i Bwyllgorau yn cael trafodaethau llawn ac
agored er mwyn cymryd penderfyniadau yn gyfunol. I wneud hynny, rhaid bod ymddiried rhwng Aelodau Bwrdd a Phwyllgor gyda chyfrifoldeb
corfforaethol rhanedig am benderfyniadau. Dylai Aelodau Bwrdd a
Phwyllgor gadw’n gyfrinachol unrhyw fater, oherwydd ei natur, y mae
Cadeirydd neu Aelodau unrhyw Bwyllgor y Bwrdd yn sicr y dylid delio ag ef yn gyfrinachol.

Ni ddylai Aelodau Bwrdd a Phwyllgor wneud datganiadau i’r wasg neu’r
cyfryngau neu mewn unrhyw gyfarfod cyhoeddus yn ymwneud ag
achosion y Bwrdd neu ei Bwyllgorau heb yn gyntaf cael sêl bendith y
Cadeirydd neu, yn ei (h)absenoldeb ef/hi, yr Is-gadeirydd. Mae’n
anfoesegol i Aelodau Bwrdd a Phwyllgor feirniadu’n gyhoeddus, canfasio
neu ddatgelu safbwyntiau Aelodau Bwrdd a Phwyllgor eraill a fynegwyd
yng nghyfarfodydd y Bwrdd neu ei Bwyllgorau.

Er mwyn sicrhau y caiff materion y Coleg eu cynnal mewn modd agored ac eglur a bod y Coleg yn atebol am ei ddefnydd o gyllid cyhoeddus ond hefyd i’w gyflogeion, ei fyfyrwyr a’r gymuned mae’n ei gwasanaethu, mae’n bwysig bod yna weithdrefnau cwyno priodol yn eu lle ac i’r rhain fod yn dra hysbys. Atgoffir Aelodau Bwrdd a Phwyllgor o’u cyfrifoldeb penodol dan yr Erthyglau Cymdeithasu i wneud rheolau’n nodi’n benodol y gweithdrefnau yn unol â’r rhain y gall cyflogeion geisio iawn am unrhyw achwynion yn ymwneud â’u cyflogaeth, o bwysigrwydd cael gweithdrefnau cwyno ffurfiol yn eu lle i drin materion a godir gan fyfyrwyr, cyn-fyfyrwyr a thrydydd partïon ac o’r gofynion cyfreithiol i gael gweithdrefn chwythu’r chwiban yn ei lle.

Atgoffir Aelodau Bwrdd a Phwyllgor fod rhaid i’r coleg ymchwilio i:

• bob honiad o afreoleidd-dra (ymddygiad anghyfreithlon neu anfoesegol, camymddwyn ariannol, materion cydraddoldeb ac amrywiaeth a risgiau iechyd a diogelwch i staff, dysgwyr neu’r cyhoedd;
• ansawdd neu reolaeth darpariaeth ddysgu, oedi gormodol neu ddiffyg cydymffurfio â gweithdrefnau cyhoeddedig, a chwynion a wnaed gan ddysgwyr.

Disgwylir lefel uchel o bresenoldeb mewn cyfarfodydd Bwrdd/Pwyllgor [dylid cyfeirio at Reolau Sefydlog y Coleg am ofyniad presenoldeb manwl] fel bod Aelodau Bwrdd a Phwyllgor yn gallu cyflawni eu swyddogaethau’n briodol.

Bydd y Bwrdd/Pwyllgor yn ceisio sicrhau bod yr holl Aelodau Bwrdd a
Phwyllgor yn cael eu penodi ar sail teilyngdod, yn unol â gweithdrefn
ddewis agored a gyflawnir gan Bwyllgor Chwilio a Llywodraethiant y
Bwrdd, ac yn cael eu tynnu’n helaeth o’r gymuned y mae’r Coleg yn ei
gwasanaethu er mwyn bod yn gynrychiadol o’r gymuned honno. Dylai’r
Bwrdd ystyried y darpariaethau’n ymwneud ag aelodaeth y Bwrdd yn
Erthyglau’r Coleg, yr angen i ymladd yn erbyn gwahaniaethu ac i
hyrwyddo cydraddoldeb, a’r angen i wneud ystod o sgiliau angenrheidiol a phrofiad ar gael er mwyn sicrhau bod y Bwrdd yn cyflawni ei
swyddogaethau dan Erthyglau Cymdeithasu’r Coleg.

Rhaid i Aelodau Bwrdd a Phwyllgor gael sylfaen drylwyr yn eu
dyletswyddau a chyfrifoldebau trwy gymryd rhan mewn rhaglenni hyfforddi a chynefino llywodraethiant a ddarperir yn fewnol ac yn allanol, gan gynnwys gweithdai diweddaru rheolaidd.

Er mwyn hyrwyddo llywodraethiant mwy effeithiol, bydd Aelodau Bwrdd yn cynnal adolygiad dwyflynyddol o’r perfformiadgan y Bwrdd, a’i Bwyllgorau, o’u dyletswyddau a chyfrifoldebau, fel rhan o broses hunanwerthuso feirniadol a pharhaus.