Disgrifiad Rôl ar gyfer Aelodau Annibynnol
Rhagarweiniad a Chwmpas
- Mae’r disgrifiad rôl hwn yn crynhoi dyletswyddau, cyfrifoldebau a nodweddion personol aelodau annibynnol y Bwrdd. Mae’r termau ‘Bwrdd’ a ‘chorff llywodraethu’ yn cyfeirio at Goleg Sir Gâr a Choleg Ceredigion ill dau.
- Mae’r disgrifiad rôl yn mynd ochr yn ochr â, ac yn crynhoi agweddau ar, y Cod Llywodraethu Da ar gyfer Colegau yng Nghymru (‘y Cod’), sy’n darparu arweiniad i aelodau Bwrdd ar:
- y safonau ymddygiad ac atebolrwydd a ddisgwylir ganddynt yn eu rôl fel llywodraethwyr y Coleg ac ymddiriedolwyr elusen;
- egwyddorion a gwerthoedd y Coleg a gwasanaeth cyhoeddus yn fwy cyffredinol;
- dull y Coleg o fynd i’r afael â materion megis cyfrinachedd a datganiadau o fuddiant.
- Gofynnir i bob aelod o’r Cyngor ymrwymo i’r Cod ar benodiad ac i gadarnhau eu derbyniad parhaus o’i delerau yn flynyddol.
- Caiff y disgrifiad rôl ei lywio gan y canlynol, a ddarperir i aelodau newydd y Bwrdd ar eu penodiad a gellir eu diweddaru o bryd i’w gilydd yr:
- Erthyglau Cymdeithasu
- Cod Llywodraethu Addysg Bellach;
- Rheoliadau ac arweiniad y Comisiwn Elusennau.
- Protocol Gweithredol PCYDDS/CSG
- Caiff y disgrifiad rôl ei adolygu o bryd i’w gilydd gan Bwyllgor Chwilio a Llywodraethu’r Bwrdd a chaiff ei gadarnhau ar ddechrau unrhyw broses recriwtio ar gyfer aelodau newydd o’r Bwrdd.
Trosolwg o ddyletswyddau aelodaeth
- Mae aelodau’n gyfrifol am arfer y swyddogaethau a’r pwerau a esbonir yn yr Erthyglau Cymdeithasu. Mae gan aelodau gyfrifoldeb dros sicrhau bod y corff llywodraethu’n ymddwyn yn unol â’r Erthyglau Cymdeithasu a gyda rheolau a rheoliadau mewnol y sefydliad. Dylent geisio cyngor gan y Clerc mewn unrhyw achos o ansicrwydd.
- Mae gan aelodau rôl allweddol i’w chwarae o ran sicrhau bod busnes y corff llywodraethu yn cael ei gyflawni’n effeithlon, yn effeithiol, ac mewn modd sy’n briodol ar gyfer ymddygiad cywir busnes cyhoeddus. Disgwylir i bob aelod baratoi’n iawn ar gyfer cyfarfodydd, i fynychu’r holl gyfarfodydd heblaw bod yna resymau neilltuol yn berthnasol, i wneud cyfraniadau rhesymol ac adeiladol i ddadleuon ac i wneud eu gwybodaeth a’u harbenigedd ar gael i’r corff llywodraethu wrth i gyfle godi.
- Yn ychwanegol i’w haelodaeth o’r corff llywodraethu, fel arfer gofynnir i aelodau ymuno ag un neu fwy o is-bwyllgorau. Efallai gofynnir iddynt hefyd i weithredu fel yr aelod arweiniol dynodedig ar gyfer maes busnes penodedig. Mae’n bosibl y gwahoddir aelodau hefyd i gynrychioli’r Corff Llywodraethu ar bwyllgorau priodol PCYDDS.
- Disgwylir i aelodau gefnogi’r sefydliad yn ei weithgareddau myfyrwyr a chymunedol, gan gynnwys trwy bresenoldeb mewn digwyddiadau seremoniol a digwyddiadau cyflwyno gwobrau.
- Mae gan aelodau gyfrifoldeb cyfunol dros y penderfyniadau a gyrhaeddir gan y corff llywodraethu.
- Rhaid i aelodau gadw penderfyniadau’r corff llywodraethu a safbwyntiau a fynegir gan aelodau unigol yn gyfrinachol. Mae dyletswydd cyfrinachedd yn parhau hyd yn oed wedi i unigolyn beidio â bod yn aelod.
Safonau
- Disgwylir i aelodau ddilyn y Saith Egwyddor Bywyd Cyhoeddus a nodir gan Bwyllgor Nolan ar Safonau mewn Bywyd Cyhoeddus, sy’n annog anhunanoldeb, uniondeb, gwrthrychedd, atebolrwydd, didwylledd, gonestrwydd, ac arweinyddiaeth. Rhaid iddynt hefyd sicrhau bod y corff llywodraethu yn cynnal ei hun yn unol â’r Egwyddorion hyn, a restrir yn llawn yn y Cod, trwy gymryd rhan weithredol mewn unrhyw broses o adolygu effeithiolrwydd llywodraethiant fel y pennir gan y Bwrdd.
- Yn ganolog i’r modd y cynhelir busnes cyhoeddus mae’r ffaith y dylai aelodau o’r corff llywodraethu ymddwyn yn ddiduedd, a chael eu gweld yn ymddwyn yn ddiduedd, ac ni ddylent gael eu dylanwadu yn eu rôl fel llywodraethwyr gan gysylltiadau cymdeithasol neu fusnes. Disgwylir i aelodau a benodir wneud datgeliad llawn ac amserol o fuddiannau o’r fath yn flynyddol yn unol â’r gweithdrefnau a gymeradwyir gan y corff llywodraethu. Wedi hynny mae rhaid iddynt, cyn gynted ag sy’n ymarferol, ddatgelu unrhyw fuddiant sydd ganddynt mewn unrhyw fater a drafodir, a derbyn dyfarniad y Cadeirydd mewn perthynas â rheoli’r sefyllfa honno. Darperir arweiniad manwl ar wneud a rheoli gwrthdaro buddiannau yn y Cod.
- Mae’r Coleg yn elusen gofrestredig a’i gorff llywodraethu felly yw corff llywodraethu’r elusen. Mae aelodau’r corff llywodraethu hefyd yn ymddiriedolwyr yr elusen. Mae gan ymddiriedolwyr gyfrifoldeb dros sicrhau bod y corff llywodraethu yn goruchwylio defnydd effeithlon ac effeithiol o adnoddau’r sefydliad er budd ei ddibenion elusennol, yn cynnal ei hyfywedd ariannol hirdymor, ac yn diogelu ei asedau. Hefyd bod mecanweithiau priodol yn bodoli i sicrhau rheolaeth ariannol ac ar gyfer atal twyll.
- Dan reolau’r Comisiwn Elusennau, mae rhai amgylchiadau’n atal penodi unigolyn fel ymddiriedolwr. Caiff yr amgylchiadau hyn eu gwirio cyn penodi. Yn dilyn penodiad, mae’r broses flynyddol o ddatgan buddiannau hefyd yn cael ei defnyddio fel mecanwaith i gadarnhau parhad cymhwyster aelodau i weithredu fel ymddiriedolwyr. Rhaid i aelodau hysbysu’r Clerc ar unwaith am unrhyw newidiadau i’w hamgylchiadau sy’n effeithio ar eu cymhwyster i fod yn ymddiriedolwyr.
Busnes y Sefydliad
- Mae gan aelodau gyfrifoldeb dros sicrhau bod y corff llywodraethu’n arfer rheolaeth dros gyfeiriad strategol y Coleg trwy broses gynllunio effeithiol, a bod perfformiad y Coleg yn cael ei asesu’n ddigonol yn erbyn yr amcanion y mae’r corff llywodraethu wedi’u cymeradwyo.
- Anogir aelodau i sefydlu perthnasoedd gwaith adeiladol a chefnogol gyda gweithwyr y Coleg y byddant yn dod i gysylltiad â nhw. Fodd bynnag, rhaid i aelodau adnabod y gwahaniad iawn rhwng llywodraethiant a rheolaeth weithredol a dylent osgoi ymwneud â rheolaeth weithredol y sefydliad o ddydd i ddydd.
Y Rôl Allanol
- Efallai gofynnir i aelodau gynrychioli’r corff llywodraethu a’r Coleg yn allanol. Cânt eu briffio’n llawn gan y Coleg er mwyn eu galluogi i gyflawni’r rôl hon yn effeithiol.
- Efallai gofynnir i aelodau, ar ran y Coleg, i ddefnyddio eu sgiliau rhwydweithio am ystod o resymau er enghraifft, i gefnogi cyflogadwyedd myfyrwyr ac i ddenu grantiau a buddsoddiad.
- Mae’n bosibl y gofynnir i aelodau chwarae rôl yn ymwneud â chysylltu rhwng budd-ddeiliaid allweddol a’r Coleg. Cânt eu briffio’n llawn gan y Coleg er mwyn eu galluogi i gyflawni’r rôl hon yn effeithiol. Fodd bynnag, rhaid i’r rôl hon yn benodol gael ei chyflawni mewn dull a gydlynir yn ofalus gyda swyddogion a staff uwch eraill y Coleg.
Personol
- Disgwylir i aelodau feddu ar ymrwymiad personol cryf i Addysg Bellach ac Uwch ac i genhadaeth, gwerthoedd, nodau ac amcanion y Coleg.
- Disgwylir i aelodau ymddwyn mewn modd teg a diduedd bob amser er budd y Coleg cyfan, gan ddefnyddio barn annibynnol a chynnal cyfrinachedd fel bo’n briodol.
- Mae’r Coleg yn ymrwymedig i greu cymuned ddysgu a gwaith gynhwysol sy’n rhydd o wahaniaethu, aflonyddu ac erledigaeth, a ble mae’r holl staff a myfyrwyr yn cael eu cefnogi, eu parchu ac yn gallu dangos eu potensial. Ei nod yw creu diwylliant o ddidwylledd lle mae pobl yn teimlo eu bod yn ddiogel ac yn cael eu gwerthfawrogi a lle mae perthnasoedd rhyngbersonol da. Disgwylir i aelodau’r corff llywodraethu arddangos yr un ymddygiadau a ddisgwylir gan staff a myfyrwyr.
- Ar ôl cael eu penodi rhaid i aelodau gymryd rhan mewn sesiwn gynefino a drefnir ar eu cyfer gan y Coleg. Wedi hynny disgwylir iddynt gymryd rhan mewn digwyddiadau datblygu a gweithgareddau a drefnir gan y Coleg i’w cefnogi yn eu rôl, a all gael eu darparu’n fewnol neu’n allanol, ac mewn unrhyw broses arfarnu.
Manyleb yr unigolyn
- Disgwylir i bob aelod annibynnol allu dangos y canlynol:
- Dealltwriaeth o Egwyddorion Nolan a pharodrwydd i gadw atynt.
- Ymrwymiad a brwdfrydedd ynghylch cenhadaeth a gwerthoedd y Coleg, ei ymdrech i gyflawni rhagoriaeth, ei genhadaeth ddinesig a’i uchelgeisiau strategol yng Nghymru a thu hwnt.
- Gwerthfawrogiad o’r gwerth a ddaw’r Coleg i’w gymunedau yng Nghymru.
- Gallu i gyfrannu at wella profiad myfyrwyr y Coleg a’u cyflogadwyedd.
- Ymrwymiad i gydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant.
- Ymrwymiad i natur ddwyieithog y Coleg ac i wella iaith a diwylliant Cymru.
- Gonestrwydd, barn gadarn a meddwl ymchwilgar.
- Y gallu i feddwl yn strategol, gwneud penderfyniadau rhesymegol, dadansoddi gwybodaeth ac yna herio’n adeiladol fel ffrind critigol, gan gynnig cyngor call a doeth.
- Y gallu i gefnogi a gweithio’n effeithiol gydag aelodau eraill y corff llywodraethu ac uwch swyddogion y sefydliad.
- Sgiliau cyfathrebu da.
- Bod ar gael i baratoi ar gyfer cyfarfodydd y corff llywodraethu a phwyllgorau a bod yn bresennol ynddynt.
- Ymrwymiad i gymryd rhan yng ngwaith ehangach y Coleg trwy fynychu digwyddiadau priodol.
- Gallu a pharodrwydd i hyrwyddo’r Coleg yn y gymuned ehangach.
- Yn ychwanegol, disgwylir i aelodau fod â phrofiad mewn un maes neu fwy a bennir gan y corff llywodraethu yn unol â’i ofynion o ran galluogrwydd a sgiliau a phrofiad aelodau presennol. Mae’r corff llywodraethu wedi pennu bod y meysydd arbenigedd canlynol yn cynrychioli ei brif ofynion o ran galluogrwydd:
- Addysg bellach ac/neu uwch.
- Cynllunio strategol; busnes a chyllid; marchnata;
- Cyfrifeg, archwilio a risg;
- Taliadau; pensiynau;
- Entrepreneuriaeth; codi arian;
- Ystadau a datblygu eiddo;
- Cydraddoldeb ac amrywiaeth;
- Materion cyfreithiol a rheoliadol;
- Adnoddau dynol;
- Y Gymraeg a dwyieithrwydd:
- Cenhadaeth ddinesig a chysylltiadau allanol;
Ymrwymiad o ran amser a thâl
- Bydd yr ymrwymiad o ran amser yn amrywio, ond amcangyfrifir y bydd yn golygu tua 8 - 15 diwrnod y flwyddyn i baratoi ar gyfer cyfarfodydd a bod yn bresennol ynddynt ac i fynychu digwyddiadau.
- Ni roddir tâl i aelodau’r corff llywodraethu ond gall aelodau, trwy weithdrefnau a nodir gan y Clerc, hawlio nôl costau teithio a thebyg a geir wrth gyflawni busnes y corff llywodraethu.
Dyddiad cymeradwyir gan y Bwrdd: 24 Mawrth 2022 Fersiwn: 1.0
